หลัก อีเมล 25 เคล็ดลับในการทำให้อีเมลมารยาทของคุณสมบูรณ์แบบ

25 เคล็ดลับในการทำให้อีเมลมารยาทของคุณสมบูรณ์แบบ

ในยุคอินเทอร์เน็ต คุณอาจพบว่าตัวเองคลิก 'ตอบกลับ' พิมพ์คำตอบอย่างรวดเร็ว และกด 'ส่ง' โดยไม่ต้องคิดมากเกี่ยวกับสิ่งที่คุณเพิ่งเขียน แต่ผู้เชี่ยวชาญยอมรับว่าพฤติกรรมอีเมลของคุณมีศักยภาพที่จะทำลายชื่อเสียงของคุณทั้งส่วนตัวและในอาชีพ Inc.com ได้ติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลที่มากประสบการณ์ในอุตสาหกรรมนี้ และให้พวกเขาชั่งน้ำหนักเกี่ยวกับวิธีการทำให้มารยาทอีเมลของคุณสมบูรณ์แบบ

1. อภิปรายเรื่องสาธารณะเท่านั้น เราเคยได้ยินเรื่องราวเกี่ยวกับอีเมล 'ส่วนตัว' ที่ถูกส่งผ่านไปยังทั้งบริษัท และในบางกรณี ทั่วทั้งอินเทอร์เน็ต สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่ควรพิจารณาเมื่อกล่าวถึงมารยาทในการใช้อีเมลคือ เรื่องที่คุณกำลังพูดเป็นเรื่องสาธารณะหรือเรื่องที่ควรพูดคุยหลังปิดประตู ถามตัวเองว่าหัวข้อที่กำลังสนทนานั้นเป็นสิ่งที่คุณเขียนบนหัวจดหมายของบริษัทหรือโพสต์บนกระดานข่าวเพื่อให้ทุกคนได้เห็นก่อนที่จะคลิก 'ส่ง' -- Judith Kallos ,
ผู้เขียน มารยาทในการใช้อีเมลเป็นเรื่องง่าย อีเมล: คู่มือ และอีเมล: คู่มือการเขียนที่ดี

2. แนะนำตัวเองสั้นๆ อย่าถือว่าผู้ที่ได้รับอีเมลของคุณรู้ว่าคุณเป็นใคร หรือจำได้ว่าพบคุณ หากคุณไม่แน่ใจว่าผู้รับรู้จักที่อยู่อีเมลหรือชื่อของคุณหรือไม่ ให้ระบุข้อความเตือนสั้นๆ ว่าคุณเป็นใครเกี่ยวกับบุคคลที่คุณติดต่อด้วย ไม่จำเป็นต้องมีชีวประวัติที่เป็นทางการและกว้างขวางของตัวเอง -- Peggy Duncan , ผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภาพส่วนบุคคลและผู้เขียน พิชิตอีเมลโอเวอร์โหลดด้วยนิสัย มารยาท และ Outlook 2007 ที่ดีกว่า

หมายเหตุบรรณาธิการ: กำลังมองหาบริการการตลาดผ่านอีเมลสำหรับบริษัทของคุณหรือไม่? หากคุณต้องการข้อมูลที่จะช่วยคุณเลือกข้อมูลที่เหมาะกับคุณ ใช้แบบสอบถามด้านล่างเพื่อให้ BuyerZone ซึ่งเป็นพันธมิตรของเราให้ข้อมูลแก่คุณฟรี:



3. อย่า 'อีเมลโกรธ' การส่งอีเมลพร้อมข่าวร้าย การไล่ลูกค้าหรือผู้ขายออก การแสดงความโกรธ การตำหนิผู้อื่น การดูหมิ่นผู้อื่นในอีเมล (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังพูดถึงเจ้านายของคุณไม่สุภาพ) ล้วนแต่เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม เนื่องจากอีเมลอาจดูไม่เป็นทางการ หลายคนจึงตกหลุมพรางนี้ โปรดจำไว้เสมอว่าการติดต่อทางอีเมลจะคงอยู่ตลอดไป -- Lindsey Pollak ผู้เชี่ยวชาญด้านอาชีพและสถานที่ทำงาน ที่ปรึกษามารยาททางอีเมล และผู้เขียน การเดินทางจากวิทยาลัยสู่อาชีพ

4. ใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์เท่าที่จำเป็น จำนวนเครื่องหมายอัศเจรีย์สูงสุดในอีเมลธุรกิจ? หนึ่ง. มิฉะนั้น คุณเสี่ยงที่จะดูเด็กและไม่เป็นมืออาชีพ -- พอลลัก

5. ระมัดระวังข้อมูลที่เป็นความลับ ละเว้นการสนทนาเกี่ยวกับข้อมูลที่เป็นความลับในอีเมล เช่น ข้อมูลภาษีของบุคคลอื่น หรือรายละเอียดของข้อตกลงทางธุรกิจที่มีความอ่อนไหวสูง หากอีเมลตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่ประสงค์ดี คุณอาจเผชิญกับผลกระทบที่ร้ายแรง แม้กระทั่งทางกฎหมาย -- ปีเตอร์ โพสต์ ผู้อำนวยการสถาบัน Emily Post แห่งเมืองเบอร์ลิงตัน ในรัฐเวอร์มอนต์ ซึ่งให้คำแนะนำด้านมารยาทและคำตอบสำหรับคำถามเกี่ยวกับมารยาท เช่น มารยาทในการแต่งงาน ปัญหาการเลี้ยงดูบุตร และมารยาทบนโต๊ะอาหาร

6. ตอบสนองอย่างทันท่วงที เว้นแต่คุณจะทำงานในกรณีฉุกเฉินบางประเภท คุณไม่จำเป็นต้องพร้อมใช้งานทันทีที่อีเมลมาถึง ขึ้นอยู่กับลักษณะของอีเมลและผู้ส่ง การตอบกลับภายใน 24 ถึง 48 ชั่วโมงเป็นที่ยอมรับได้ -- ดันแคน

7. งดส่งเรือเดินสมุทร 'ขอบคุณ' และ 'โอเค' อย่าทำให้การสนทนาก้าวหน้าแต่อย่างใด อย่าลังเลที่จะใส่ 'ไม่ต้องตอบกลับ' ที่ด้านบนของอีเมลเมื่อคุณไม่คาดว่าจะได้รับคำตอบ -- ดันแคน

8. หลีกเลี่ยงการใช้ทางลัดไปยังคำจริง อีโมติคอน ศัพท์เฉพาะ หรือสแลง คำพูดจากนักธุรกิจที่โตแล้วที่ใช้ทางลัดเช่น '4 u' (แทนที่จะเป็น 'for you'), 'Gr8' (สำหรับยอดเยี่ยม) ในอีเมลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจนั้นไม่เป็นที่ยอมรับ หากคุณไม่ใส่หน้ายิ้มหรืออิโมติคอนในการติดต่อทางธุรกิจ คุณไม่ควรใส่ไว้ในข้อความอีเมล ข้อใดข้อหนึ่งข้างต้นมีศักยภาพที่จะทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ -- ดันแคน

9. รักษาความสะอาด ไม่มีอะไรกวนใจผู้รับมากไปกว่าเมื่อมีคนตอบกลับและปล่อยให้ข้อความยุ่งเหยิง เช่น อีเมลที่มีเครื่องหมายคาเร็ตมากเกินไป (>>>) หรือหน้าและหน้าของที่อยู่อีเมลที่ไม่ได้รับการป้องกันโดยใช้สำเนาลับ คุณสามารถกำจัดคาเร็ตได้โดยการเลือกข้อความ Ctrl+F เพื่อใช้คำสั่ง Find and Replace เพื่อค้นหาคาเร็ตและแทนที่ทั้งหมดโดยไม่ทำอะไรเลย คุณสามารถกำจัดที่อยู่อีเมลทั้งหมดได้เพียงแค่ลบ ล้างแล้วส่งครับ -- ดันแคน

10. มีความชัดเจนในหัวเรื่องของคุณ เนื่องจากกล่องจดหมายถูกบล็อกโดยอีเมลหลายร้อยฉบับต่อวัน จึงเป็นสิ่งสำคัญที่หัวเรื่องของคุณต้องตรงประเด็น ควรเรียบง่ายพอสมควรและอธิบายสิ่งที่คุณเขียนถึง คาดว่าอีเมลใดๆ ที่มีหัวเรื่องที่น่ารัก คลุมเครือ หรือคลุมเครือจะถูกทิ้งในถังขยะ นอกจากนี้ ให้พิสูจน์หัวเรื่องของคุณอย่างระมัดระวังเหมือนกับที่คุณจะพิสูจน์อีเมลที่เหลือ -- โพสต์



11. อย่าเข้าใจผิดว่าเป็นสแปม หลีกเลี่ยงหัวเรื่องที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด และหัวเรื่องที่มี URL และเครื่องหมายอัศเจรีย์ ซึ่งมักจะดูเหมือนสแปมสำหรับผู้รับ -- Judith Kallos ,
ผู้เขียน มารยาทในการใช้อีเมลเป็นเรื่องง่าย อีเมล: คู่มือ และอีเมล: คู่มือการเขียนที่ดี

12. หัวเรื่องของคุณจะต้องตรงกับข้อความ อย่าเปิดอีเมลเก่า กด Reply และส่งข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องกับอีเมลก่อนหน้า อย่าลังเลที่จะเปลี่ยนหัวเรื่องทันทีที่เธรดหรือเนื้อหาของห่วงโซ่อีเมลเปลี่ยนแปลง -- Peggy Duncan , ผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภาพส่วนบุคคลและผู้เขียน พิชิตอีเมลโอเวอร์โหลดด้วยนิสัย มารยาท และ Outlook 2007 ที่ดีกว่า

13. ให้คำเตือนเมื่อส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่ การส่งเอกสารแนบขนาดใหญ่โดยไม่ได้แจ้งล่วงหน้าอาจทำให้กล่องจดหมายของผู้รับอุดตันและทำให้อีเมลสำคัญอื่นๆ ตีกลับได้ หากคุณกำลังส่งบางสิ่งที่มีขนาดเกิน 500KB ผู้ส่งควรถามว่า 'คุณจะรังเกียจไหมถ้าฉันส่งไฟล์แนบให้คุณ เมื่อไหร่จะเป็นเวลาที่ดีที่สุดสำหรับคุณ?' -- คัลลอส

14. ไฟล์แนบไม่เกินสองไฟล์ และระบุชื่อที่สมเหตุสมผล เว้นแต่จะมีการร้องขอเป็นการเฉพาะ อย่าส่งข้อความพร้อมไฟล์แนบมากกว่าสองไฟล์ นอกจากนี้ ให้ตั้งชื่อตามตรรกะให้กับไฟล์ที่แนบมาด้วย เพื่อให้ผู้รับทราบได้อย่างรวดเร็วถึงหัวเรื่องและผู้ส่ง -- ดันแคน

15. ส่งหรือคัดลอกผู้อื่นตามความจำเป็นเท่านั้น ก่อนที่คุณจะคลิกตอบกลับทั้งหมดหรือใส่ชื่อบนบรรทัดสำเนาถึงหรือสำเนาลับถึง ให้ถามตัวเองว่าผู้รับทั้งหมดต้องการข้อมูลในข้อความของคุณหรือไม่ ถ้าไม่ส่งไปทำไม? ใช้เวลาในการส่งข้อความของคุณไปยังคนที่ใช่ -- ดันแคน

16. ระวัง 'ตอบกลับทั้งหมด' อย่ากด 'ตอบกลับทั้งหมด' เว้นแต่สมาชิกทุกคนในห่วงโซ่อีเมลจำเป็นต้องรู้ คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ส่งคำตอบของคุณให้ทุกคนในรายการ ไม่ว่าพวกเขาจะจำเป็นต้องรู้หรือไม่ก็ตาม -- ดันแคน

17. รับโทรศัพท์ เมื่อหัวข้อมีพารามิเตอร์จำนวนมากที่ต้องอธิบายหรือเจรจา และจะสร้างคำถามและความสับสนมากเกินไป อย่าจัดการกับมันผ่านอีเมล นอกจากนี้ ไม่ควรใช้อีเมลในการยกเลิกการประชุม รับประทานอาหารกลางวัน สัมภาษณ์ในนาทีสุดท้าย และไม่ควรใช้สำหรับข่าวร้าย หากคุณมีพนักงานหรือเพื่อนที่คุณต้องการแจ้งข่าวร้าย คุณควรโทรไปปรึกษา หากเป็นข่าวที่คุณต้องส่งไปยังกลุ่มใหญ่ อีเมลมีประโยชน์มากกว่า -- ดันแคน

18. ประเมินความสำคัญของอีเมลของคุณ อย่าใช้ตัวเลือกที่มีลำดับความสำคัญสูงมากเกินไป หากคุณใช้คุณลักษณะนี้มากเกินไป จะมีเพียงไม่กี่คนที่ให้ความสำคัญกับคุณลักษณะนี้ ทางออกที่ดีกว่าคือการใช้หัวเรื่องอธิบายที่อธิบายว่าข้อความเกี่ยวกับอะไร -- ดันแคน

19. รักษาความเป็นส่วนตัว หากคุณกำลังส่งข้อความถึงกลุ่มบุคคลและต้องการปกป้องความเป็นส่วนตัวของรายการ คุณควรใช้ 'สำเนาลับ' เสมอ นอกจากนี้ หลีกเลี่ยงการให้ที่อยู่อีเมลแก่บุคคลที่สาม (เช่น Evite จดหมายข่าว ฯลฯ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่ที่คุณเต็มใจมอบให้กับบุคคลที่สามอยู่กับพวกเขา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบริการที่พวกเขานำเสนอนั้นฟรี -- ดันแคน

20. ทำให้สั้นและเข้าประเด็น อีเมลยาวเป็นเรื่องของอดีต เขียนให้กระชับ โดยมีพื้นที่สีขาวเยอะๆ เพื่อไม่ให้เกินผู้รับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อคุณดูสิ่งที่คุณกำลังส่ง ดูเหมือนจะไม่เป็นภาระในการอ่าน อย่าลังเลที่จะใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย บุคคลที่อ่านอีเมลของคุณไม่ควรต้องอ่านหลายย่อหน้าเพื่อจะได้รู้ว่าคุณกำลังถามอะไร คุณควรระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลภายในสองประโยคแรก ชัดเจนและตรงไปตรงมา -- Lindsey Pollak ผู้เชี่ยวชาญด้านอาชีพและสถานที่ทำงาน ที่ปรึกษามารยาททางอีเมล และผู้เขียน การเดินทางจากวิทยาลัยสู่อาชีพ



21. รู้จักผู้ชมของคุณ การทักทายและการลงชื่อออกจากอีเมลของคุณควรสอดคล้องกับระดับความเคารพและความเป็นทางการของบุคคลที่คุณติดต่อด้วย นอกจากนี้ เขียนถึงผู้ที่จะอ่านด้วย - หากพวกเขามีแนวโน้มที่จะสุภาพและเป็นทางการมาก ให้เขียนในภาษานั้น เช่นเดียวกับผู้รับที่มักจะเป็นกันเองและผ่อนคลายมากขึ้น -- Lindsey Pollak ผู้เชี่ยวชาญด้านอาชีพและสถานที่ทำงาน ที่ปรึกษามารยาททางอีเมล และผู้เขียน การเดินทางจากวิทยาลัยสู่อาชีพ

22. ใส่ลายเซ็นเสมอ คุณไม่ต้องการให้ใครต้องค้นหาวิธีติดต่อกับคุณ หากคุณเชี่ยวชาญด้านโซเชียลมีเดีย ให้รวมข้อมูลโซเชียลมีเดียทั้งหมดไว้ในลายเซ็นของคุณด้วย ลายเซ็นอีเมลของคุณเป็นวิธีที่ดีในการให้คนอื่นรู้จักคุณมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อที่อยู่อีเมลของคุณไม่มีชื่อเต็มหรือบริษัทของคุณ -- พอลลัก

23. ใช้ระบบตอบรับอัตโนมัติเมื่อจำเป็นเท่านั้น การตอบกลับอัตโนมัติที่ระบุว่า 'ขอบคุณสำหรับข้อความอีเมลของคุณ ฉันจะตอบคุณทันทีที่ฉันสามารถ' ไร้ประโยชน์ อย่างไรก็ตาม สิ่งหนึ่งที่ข้อความเหล่านี้ทำได้ดีคือแจ้งเตือนผู้ส่งอีเมลขยะว่าอีเมลของคุณเป็นอีเมลจริงและสามารถเพิ่มคุณลงในรายการสแปมได้ -- Peggy Duncan , ผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภาพส่วนบุคคลและผู้เขียน พิชิตอีเมลโอเวอร์โหลดด้วยนิสัย มารยาท และ Outlook 2007 ที่ดีกว่า

24. ฝึกอบรมพนักงานของคุณ เจ้าของธุรกิจควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของตนได้รับการฝึกอบรมด้านการสื่อสารทางอีเมล อย่าคิดว่าตนรู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่ และสิ่งใดที่ถือว่าเป็นมืออาชีพ กำหนดมาตรฐานอีเมลที่ทุกคนในบริษัทควรปฏิบัติตาม -- พอลลัก

25. อีเมลของคุณคือภาพสะท้อนของคุณ อีเมลทุกฉบับที่คุณส่งจะเพิ่มหรือลดชื่อเสียงของคุณ หากอีเมลของคุณกระจัดกระจาย ไม่เป็นระเบียบ และเต็มไปด้วยข้อผิดพลาด ผู้รับมักจะคิดว่าคุณเป็นนักธุรกิจที่กระจัดกระจาย ประมาท และไม่เป็นระเบียบ ความคิดเห็นของคนอื่นมีความสำคัญ และในโลกของการทำงาน การรับรู้ของพวกเขาที่มีต่อคุณมีความสำคัญต่อความสำเร็จของคุณ -- ปีเตอร์ โพสต์ ผู้อำนวยการสถาบัน Emily Post แห่งเมืองเบอร์ลิงตัน ในรัฐเวอร์มอนต์ ซึ่งให้คำแนะนำด้านมารยาทและคำตอบสำหรับคำถามเกี่ยวกับมารยาท เช่น มารยาทในการแต่งงาน ปัญหาการเลี้ยงดูบุตร และมารยาทบนโต๊ะอาหาร

หมายเหตุบรรณาธิการ: กำลังมองหาบริการการตลาดผ่านอีเมลสำหรับบริษัทของคุณหรือไม่? หากคุณต้องการข้อมูลที่จะช่วยคุณเลือกข้อมูลที่เหมาะกับคุณ ใช้แบบสอบถามด้านล่างเพื่อให้ BuyerZone ซึ่งเป็นพันธมิตรของเราให้ข้อมูลแก่คุณฟรี:

การเปิดเผยข้อมูลบรรณาธิการ: Inc. เขียนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการในบทความนี้และบทความอื่นๆ บทความเหล่านี้มีความเป็นอิสระด้านบรรณาธิการ - ซึ่งหมายความว่าบรรณาธิการและนักข่าวทำการวิจัยและเขียนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เหล่านี้โดยปราศจากอิทธิพลของฝ่ายการตลาดหรือฝ่ายขาย กล่าวอีกนัยหนึ่งคือไม่มีใครบอกนักข่าวหรือบรรณาธิการของเราว่าจะเขียนอะไรหรือใส่ข้อมูลเชิงบวกหรือเชิงลบเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการเหล่านี้ในบทความ เนื้อหาของบทความขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของนักข่าวและบรรณาธิการทั้งหมด อย่างไรก็ตาม คุณจะสังเกตเห็นว่าบางครั้งเราใส่ลิงก์ไปยังผลิตภัณฑ์และบริการเหล่านี้ในบทความ เมื่อผู้อ่านคลิกที่ลิงก์เหล่านี้ และซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการเหล่านี้ Inc อาจได้รับการชดเชย โมเดลการโฆษณาที่ใช้อีคอมเมิร์ซนี้ - เช่นเดียวกับโฆษณาอื่นๆ ในหน้าบทความของเรา - ไม่มีผลกระทบต่อความครอบคลุมด้านบรรณาธิการของเรา นักข่าวและบรรณาธิการจะไม่เพิ่มลิงก์เหล่านั้น และจะไม่จัดการลิงก์เหล่านั้น รูปแบบการโฆษณานี้ เช่นเดียวกับรูปแบบอื่นๆ ที่คุณเห็นใน Inc สนับสนุนวารสารศาสตร์อิสระที่คุณพบในไซต์นี้